Um livro exige procura página por página. Uma dúvida interna reaparece toda semana. Uma equipe consulta dois sistemas para responder uma pergunta simples. É nesses atritos repetidos que um primeiro caso de uso começa a aparecer.
O primeiro caso precisa combinar valor operacional e consequência controlável. Uma tarefa pode consumir muito tempo e ainda não estar pronta para um piloto.
Por onde começar?
Comece por uma tarefa frequente, cara, repetitiva ou difícil de recuperar. Depois verifique se ela pode ser delimitada, revertida e revisada dentro de fonte, acesso e ambiente conhecidos.
Caso de uso é uma tarefa delimitada em que a organização avalia se a inteligência artificial pode apoiar uma saída específica. Ele não é autorização para usar qualquer dado, ambiente ou ferramenta.
Valor responde por que vale estudar a rotina. Viabilidade responde se existe condição para estudá-la agora.
Escolha seu ponto de partida
| Seu ponto de partida | O que fazer neste módulo |
|---|---|
| Começando agora | Liste três tarefas repetidas e estime frequência, tempo e dificuldade de recuperação. |
| Você já usa Chat de IA | Compare valor e viabilidade antes de escrever outro Prompt ou anexar arquivo. |
| Você já tem Segundo Cérebro ou agentes | Retire do fluxo toda etapa sem fonte, permissão, revisão, exceção ou reversão. |
Primeiro filtro: valor operacional
Pergunte antes de discutir ferramenta:
- Quantas vezes a tarefa ocorre?
- Quanto tempo ela consome?
- Existe custo direto por página, consulta, transcrição ou retrabalho?
- O que acontece quando a informação não é encontrada?
- Quanto do trabalho é procura, comparação ou organização repetida?
- A melhoria pode ser medida sem alterar a decisão técnica?
| Dimensão | Baixo valor inicial | Valor intermediário | Alto valor para estudo |
|---|---|---|---|
| Frequência | rara | periódica | recorrente |
| Tempo | poucos minutos | esforço variável | procura ou conferência longa |
| Custo | desprezível | indireto | serviço, retrabalho ou equipe dedicados |
| Recuperação | informação já disponível | exige algumas etapas | depende de busca manual ou memória |
| Repetição | caso singular | partes repetidas | grande parte do caminho se repete |
Condições que interrompem a análise
Uma nota alta não compensa um veto. O caso para antes da comparação quando faltar:
- finalidade definida
- fonte vigente e recuperável
- atribuição delimitada
- licitude e autorização para usar o conteúdo, ainda que não haja dado pessoal
- acesso autorizado
- ambiente e fornecedor avaliados
- hipótese legal aplicável ao tratamento, quando houver dado pessoal
- revisão antes do uso
- condição de parada e reversão
O art. 23, caput e § 4, da LGPD prevê tratamento próprio para o Poder Público e determina que os serviços notariais e de registro exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público, recebam o mesmo tratamento dispensado às pessoas jurídicas mencionadas no caput, nos termos da própria lei. Isso não define sozinho a hipótese legal aplicável nem autoriza um fluxo concreto. Os arts. 7 e 11 também precisam ser examinados quando pertinentes à natureza do dado e ao tratamento. Os arts. 79 a 90 do Código Nacional de Normas do CNJ tratam de governança, mapeamento, contratos, fornecedores, relatório de impacto e segurança no tratamento de dados pessoais pelas serventias.
Nove perguntas antes do teste
- A tarefa ocorre com frequência suficiente para justificar aprendizagem?
- Qual é a finalidade exata?
- Qual é o mínimo de informação necessário?
- A fonte pode ser recuperada e conferida?
- O acesso está autorizado?
- A tarefa prepara trabalho ou decide mérito?
- Existe revisão humana antes do uso?
- O fluxo pode ser interrompido e revertido?
- O que acontece quando a saída diverge da fonte?
Os princípios de finalidade, adequação, necessidade, segurança e responsabilização aparecem no art. 6 da LGPD. Esses princípios não substituem a hipótese legal aplicável ao tratamento, a definição de papéis nem a análise do fluxo concreto.
Candidatos por atribuição
Os exemplos abaixo são hipóteses de estudo. Eles não representam autorização geral para uma atribuição, serventia, fonte, dado, ferramenta ou ambiente.
| Atribuição | Candidato inicial | O que medir |
|---|---|---|
| Registro de Imóveis | recuperação em matrícula ou documento sintético, com retorno à imagem | tempo, ocorrências encontradas, campos críticos e revisão |
| Registro Civil das Pessoas Jurídicas | busca de pessoa, cargo, data ou alteração em conjunto sintético | relações recuperadas, divergências e retorno à origem |
| Registro Civil das Pessoas Naturais | OCR ou HTR de página sintética de livro antigo | erro, campo crítico e esforço de revisão |
| Protesto | mapa de integração entre atendimento, consulta e encaminhamento | etapas, estados, intervenções e exceções |
| Notas | unidade de treinamento a partir de fonte pública | tempo de recuperação, dúvidas e atualização |
| Registro de Títulos e Documentos | indexação de documento público ou sintético | busca, identificador, origem e revisão |
Mapa de fontes públicas, unidade de integração de novos funcionários e painel de exceções continuam válidos para qualquer atribuição. A oportunidade documental, porém, não deve ser presumida em um fluxo que já nasce estruturado e eletrônico.
Três arquiteturas para avaliar
| Arquitetura | Quando considerar | O que ainda precisa ser avaliado |
|---|---|---|
| Serviço externo aprovado | material compatível com contrato, finalidade e política institucional | retenção, treinamento, suboperadores, acesso administrativo e transferência |
| Processamento local | dados ou acervo que justificam reduzir exposição externa | hardware, manutenção, acesso local, logs, backup e qualidade do modelo |
| Fluxo híbrido | anonimização ou preparação local antes de uma etapa externa | risco de reidentificação, reconstrução dos identificadores, responsabilidade e registros |
Processamento local reduz uma categoria de exposição. Ele não transforma o fluxo em operação autorizada por conta própria.
Casos que exigem outra etapa de governança
OCR ou HTR de acervo real, recuperação em sistema legado, base de conhecimento institucional e qualquer preparação de análise técnica de ato ou documento exigem etapa própria de avaliação. Eles não entram apenas porque parecem tecnicamente possíveis.
Para esta trilha, esses casos só avançam depois de uma avaliação específica de autorização, finalidade, ambiente, minimização, proteção de dados, origem, integridade, revisão, exceção e reversão. A fonte normativa aplicável pode exigir controles adicionais. Identificar esses itens não autoriza o teste por si só.
No caso de sistema legado ou banco proprietário, o primeiro exercício é um mapa de autorização e responsabilidade. Neste exercício inicial, ainda não se testa credencial, acesso ou extração. Não se contorna controle, licença, termo ou segurança. Na revalidação de 8 de agosto de 2026, o Provimento CNJ 213, de 2026, com as alterações então em vigor, disciplinava nos arts. 13 a 15 a supervisão de fornecedores, a reversibilidade, a portabilidade e o teste documentado de extração do acervo. O Provimento CNJ 243, de 2026 havia sido publicado em 23 de julho e seu art. 2º previa entrada em vigor trinta dias depois. A redação aplicável, a classe, os prazos e a orientação da Corregedoria competente precisam ser conferidos na data de qualquer teste posterior.
Casos que não entram no primeiro piloto
- decisão sobre mérito técnico
- qualificação automática
- resposta conclusiva ao usuário
- comunicação automática, cobrança ou enriquecimento de dados, que ficam fora deste piloto e exigem avaliação jurídica, institucional e de segurança própria
- lote de documentos identificáveis em serviço externo não aprovado
- alteração de sistema oficial
- automação sem registro de origem e transformação
Exemplo completo: três candidatos com valores diferentes
Uma equipe compara três tarefas: procurar datas em um livro digitalizado, responder automaticamente ao usuário e organizar fontes públicas usadas no treinamento interno.
A procura no livro tem valor alto, mas o acervo e o ambiente ainda não foram avaliados. Ela fica como candidata a projeto institucional, sem anexar material real nesta etapa.
A resposta automática é interrompida no filtro de consequência e revisão.
A unidade de fontes públicas possui valor menor, mas pode ser testada imediatamente. A equipe limita o exercício a cinco fontes, registra data, versão e link oficial e envia divergências para uma fila de exceções.
Uma tarefa pode ser a melhor oportunidade futura e outra pode ser o melhor primeiro exercício.
Ação testável: matriz de viabilidade
Depois do filtro de valor, dê nota de zero a dois para as tarefas que não foram vetadas:
| Dimensão | 0 | 1 | 2 |
|---|---|---|---|
| Exposição | alta | média | baixa |
| Reversibilidade | baixa | parcial | alta |
| Julgamento | decide mérito | sugere conclusão | prepara trabalho |
| Fonte | ausente | parcial | recuperável |
| Revisão | inexistente | informal | definida |
| Exceção | ausente | genérica | explícita |
Use a matriz somente nos casos que passaram pelas condições de parada. A maior pontuação não autoriza o teste. Ela apenas indica qual hipótese merece análise institucional primeiro.
O que observar
Registre quantos casos foram recusados e por quê. Observe também quantos riscos apareceram antes de qualquer uso de ferramenta.
Esse registro mostra como os candidatos foram filtrados. Ele não prova segurança jurídica, retorno financeiro ou redução de trabalho.
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Se quiser aprender a lógica de uso de IA em conversa individual, a oferta separada é a Mentoria em IA para Negócios. No formato atual, são quatro sessões online de três horas para conversar sobre possibilidades e casos de uso do seu negócio.
Falar a língua dos cartórios contextualiza a conversa. Isso não inclui diagnóstico formal, consultoria registral, jurídica ou tecnológica, projeto, desenho técnico, configuração, integração, implantação, operação assistida, acesso a sistemas ou manipulação de acervo.
Quero conhecer a Mentoria pelo WhatsApp
Se preferir, use o formulário de contato. Não envie documentos, dados de terceiros, credenciais ou conteúdo sigiloso no primeiro contato.
O que avaliar no ambiente e no fornecedor
Antes de usar material real, a avaliação precisa alcançar ao menos:
| Ponto | Pergunta mínima |
|---|---|
| Termos e contrato | Qual versão está vigente e quais papéis cada parte assume? |
| Entradas e saídas | O fornecedor usa o conteúdo para treinamento, avaliação ou melhoria do serviço? |
| Retenção e eliminação | Por quanto tempo o conteúdo e os registros ficam armazenados e como recebem destinação autorizada? |
| Compartilhamento | Existem suboperadores, acesso administrativo ou transferência internacional? |
| Segurança e incidente | Quais controles, registros e canais de resposta foram verificados? |
| Exportação e reversibilidade | A organização consegue recuperar dados, configurações e registros em formato utilizável? |
O Código Nacional de Normas do CNJ disciplina governança e revisão de contratos e fornecedores nos arts. 84 a 90. Na revalidação de 8 de agosto de 2026, o Provimento CNJ 213, com as alterações então em vigor, disciplinava padrões de tecnologia, responsabilidade sobre fornecedores, portabilidade, reversibilidade e continuidade. O Provimento CNJ 243 já havia sido publicado, mas ainda estava no período anterior à entrada em vigor definida em seu art. 2º. Nenhum checklist substitui a leitura da versão vigente, a norma estadual ou local e a orientação jurídica e de segurança da organização.
Próximo módulo
- Volte ao hub da trilha para revisar o percurso por nível.
- Volte ao Módulo 1 para revisar papéis, fonte e responsabilidade.
- No Módulo 3, você testa uma das rotinas mais concretas deste campo: tornar um documento pesquisável sem perder a ligação com o arquivo-fonte.
Perguntas frequentes
Qual é o melhor primeiro caso?
É o caso que passa pelas condições preliminares, tem consequência controlável e permite recuperar fonte, revisão e exceção. Não existe caso universal para todas as atribuições.
Uma pontuação alta autoriza o teste?
Não. A pontuação apenas compara candidatos que já passaram pelas condições preliminares. A autorização depende das fontes, da atribuição, do conteúdo, do acesso, do ambiente e das instâncias pertinentes.
Posso anexar um documento real em um Chat?
Não por padrão. Antes, a organização precisa avaliar licitude do conteúdo, finalidade, dever de sigilo, direitos de terceiros, acesso, ambiente, retenção, compartilhamento, segurança e orientação institucional. Quando houver dado pessoal, também precisa identificar a hipótese legal aplicável e a necessidade do tratamento.
Nota de escopo
Este artigo apresenta um método educacional para comparar hipóteses de uso. Ele não constitui parecer jurídico, auditoria de conformidade, autorização para tratamento de dados nem orientação aplicável a um caso concreto. Antes de qualquer uso real, consulte a versão vigente da fonte oficial, as normas nacionais, estaduais, locais e institucionais pertinentes e as funções jurídicas e de segurança responsáveis.
Para aprofundar
- Atul Gawande, The Checklist Manifesto.
- Daniel Kahneman, Olivier Sibony e Cass Sunstein, Noise.
- Donella Meadows, Thinking in Systems.